Existujú tri postupy, ktoré môžete použiť na zvýšenie kvality údajov o vašej nehnuteľnosti na základe štyroch pilierov správy informácií: ľudia, procesy, technológie a obsah.
Vytvorte proces pre údržbu dát nehnuteľností Zapojte svoj tím Pravidelne vyhodnocujte kvalitu dátČo to ale v praxi znamená? Pozrime sa na to zblízka.
1. Vytvorte proces pre údržbu dát nehnuteľností
Spôsob zaznamenávanie a ukladanie dát je často jednou z kľúčových príčin problémov s dátami. To je bežné v správe nehnuteľností, pretože dáta o nehnuteľnostiach sú tradične zhromažďujú z radu zdrojov, interných aj externých.
Jednoduché riešenie je zavedenie štruktúrované obchodné metódy s konvenciami a predpismi pre vedenie procesu údržby dát. V tomto kroku nezabudnite odpovedať na nasledujúce kľúčové otázky:
Aké sú základné údaje pre vašu prax? Ako by ste mali správne zadávať informácie pre každé dátové pole? Ako často by mala aktualizovať dáta o nehnuteľnosti? Kto je zodpovedný za údržbu každej sady dát? Ako skontrolujeme kvalitu dát a ich chyby?Pozrime sa na príklad toho, ako môžete sledovať základné záznamy o nehnuteľnostiach. Opýtajte sa sami seba: máte plán pre overenie štvorcových stôp všetkých nehnuteľností? Alebo existuje konvencie o tom, ako by sa mali zaznamenávať adresy nehnuteľností (aby sa zabránilo odchýlkam, ako je Hämeentie 10 A, 00101 Helsinki, Fínsko alebo Hämeentie 10 A, Helsinki 00101, Fínsko)? Aj keď sa pokyny pre takéto postupy môžu zdať bezvýznamné, spoločne definujú tvar dát vašej nehnuteľnosti.
2. Získajte svoj tím na palubu
Aj ten najviac bezchybný postup je k ničomu, pokiaľ nie je uvedený do praxe.
Preto je zásadný oznámiť štandardy údržby dát vášmu tímu a podporiť ich používanie. Nezabudnite myslieť na všetkých, ktorí sa podieľajú na správe vašej nehnuteľnosti, vrátane externých zamestnancov.
Ak chcete dostať svoj tím na palubu, zvážte ponuku:
Školenia o procese a normách pre zadávanie údajov Odmena pre členov tímu, ktorí majú vysoko kvalitné dátaSystematické školenia je skvelý spôsob, ako zabezpečiť konzistentnejšie prevádzku. Môže byť ťažké koordinovať školenie pre všetkých účastníkov celého vášho portfólia súčasne. Zvážte postupný prístup, napríklad začať s správcovi budov a prejsť na manažérov prenájmu, manažéri rizík atď.
Urobte si čas a uistite sa, že každý rozumie a je schopný presne implementovať konvencie.
Aby bol proces dlhodobo udržateľný, mali by byť najlepšie postupy podporované prostredníctvom uznania a odmien. Nebojte sa pochváliť a odmeniť svojich správcov nehnuteľností za snahu o správu dát!
3. Pravidelne vyhodnocujte kvalitu údajov o nehnuteľnostiach
Aj keď máte zavedený proces, ktorý váš tím dodržiava do poslednej bodky, môžu nastať problémy s dátami v dôsledku ľudskej chyby.
Niektoré chyby sú zjavné, zatiaľ čo iné sa strácajú v opare informácií. Výsledkom je pravidelné monitorovanie databázy, aby bola zaistená konzistentné a vysoko kvalitné dáta.
Definované metóda pre hodnotenie kvality dát povedie k výraznému zlepšeniu celkového stavu dát, či už máte jednoduché úložisko dokumentov alebo pokročilé systémy správy nehnuteľností.
To platí najmä pri práci s viacerými informačnými zdrojmi, čo vyžaduje vzájomné odkazy.
Hodnotenie údajov je možné vykonávať podľa vopred stanoveného harmonogramu alebo náhodne.
Vzhľadom na rozsah práce a potrebe podrobného porozumenie dátovej štruktúre vašej nehnuteľnosti je pravidelné monitorovanie a oprava údajov špecialistom na dáta alebo odhodlaným tímom oveľa úspešnejší ako vykonávanie polročných alebo ročných kontrol.
Správa dát je investícia, ktorá sa v krátkodobom i dlhodobom horizonte vyplatí každému podnikania. Dobre udržiavaná dáta o nehnuteľnostiach pomáhajú pri správe majetku tým, že vás udržujú v aktuálnom stave a eliminujú skryté riziká z vášho portfólia.
